Aggiornato il 30/05/2018 alle 19:00

Un’impresa presenta costi fissi che vengono valutati annualmente e utilizzati per stabilire di volta in volta un piano di spesa; tra questi costi rientra in maniera ormai incisiva anche il comparto tecnologico. Benché ogni azienda, a seconda del settore in cui opera, presenta diversi grandi di implementazioni tecnologiche, possiamo dire che le stampanti, meglio ancora le multifunzione aziendali, rappresentano un punto fisso. Questo perché, nonostante la continua crescita digitale, il formato cartaceo resta ancora diffuso e, soprattutto, necessario per questioni burocratiche (come ad esempio le documentazioni). Quindi, anche se spesso poco considerata, la tecnologia di stampa rappresenta un variabile decisiva nel successo in un’impresa. Vediamo perché.

Multifunzione aziendale vs dispositivi separati: massima praticità, minimo ingombro

La scelta di una stampante multifunzione aziendale dovrebbe essere il primo passo da compiere quando si allestisce un ufficio, specie se condiviso da più persone. Il motivo è molto semplice: stampante, scanner, fax e fotocopiatrice sono disponibili in un’unica macchina, in uno stesso luogo; utilizzare dispositivi separati causa invece dispersione di risorse, perdite di tempo e ingombri inutili.

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Si potrebbe obiettare, in teoria, che un guasto alla multifunzione andrebbe a bloccare tutti i dispositivi, con il rischio di rallentare il lavoro. In realtà, però, bisogna innanzitutto precisare che una stampante va scelta secondo i criteri di qualità e di affidabilità, per ridurre al minimo i rischi di malfunzionamento; poi, e questo lo vedremo meglio in seguito, scegliendo l’opzione di noleggio di una multifunzione si ha accesso ad una serie di benefici, tra cui anche l’assistenza immediata, con eventuale sostituzione della macchina.

Tornando al discorso della qualità, marchi storici come Konica Minolta oppure Oki rappresentano già di per sé una garanzia. Sul sito copygraf.it sono presenti diverse proposte, associate a varie soluzioni di noleggio.

Noleggio o acquisto?

Se abbiamo appena caldeggiato la scelta del noleggio di una multifunzione aziendale, preferendolo all’acquisto, il motivo risiede in una serie di vantaggi che il primo presenta sul secondo:

  • Pagamento di un canone mensile ridotto, inclusivo di tutti i servizi (assistenza, manutenzione, sostituzione)
  • Deducibilità delle rate
  • Possibilità, allo scadere del contratto, di rinnovare o di cambiare fornitore in caso di aspettative deluse
  • Garanzia di un parco macchine sempre efficiente e aggiornato.
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È importante soffermarsi su quest’ultima punto, l’aggiornamento: la continua evoluzione tecnologica crea un’inesorabile processo di obsolescenza delle macchine, in ogni settore, e di certo le multifunzione aziendali non fanno eccezione.

Mentre l’acquisto, per via dell’ammortamento, obbliga ad una lunga permanenza della stampante in ufficio, il noleggio garantisce un continuo e automatico ricambio delle macchine.

Per concludere possiamo dire che scegliere una stampante multifunzione non è sufficiente a garantire un massimo rendimento del comparto multimediale dell’ufficio; in base alle diverse esigenze, vanno ponderate le scelte da effettuare, come appunto l’acquisto o il noleggio e la tipologia di macchina.

In caso di dubbi e perplessità ci si può affidare al proprio fornitore, che preparerà un piano personalizzato (in base alla frequenza e al tipo di stampa e alle modalità di utilizzo degli altri componenti, come lo scanner) per la gestione ottimizzata dei dispositivi multifunzione.

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